系统管理员时间管理：循环系统

我们从托马斯·利蒙切利（Thomas Limoncelli）那里学到的前几课的简要回顾：

1. 时间管理原则告诉我们不要依赖大脑来记住事情；我们的脑力应该保留用于实际行动。
2. 保持专注并处理干扰识别了生产力的死敌——干扰。幸运的是，我们可以通过某些技巧来处理它们。
3. 通过例行工作实现彻底自动化让我们知道，不思考的最佳方式是培养良好的口头禅、例行公事和习惯。所谓的==彻底自动化==。
4. 介绍循环系统揭示了他的“完美通过”的秘密武器，即使用包含待办事项清单、日程安排、日历和生活目标的循环系统。

今天，让我们专注于如何操作循环系统。

待办事项清单和日程安排

每天，重复以下过程。

1. 以计划开始新的一天。

2. 创建日程安排。填写会议和约会。这样我们可以估算出用于处理任务的剩余时间。

   1. 每天安排一个小时用于处理干扰

3. 创建待办事项清单。记得在这些任务中计算时间，因为这有助于你估算工作量。

4. 优先排序和重新安排。

   1. 人们往往对一天内可以完成的任务过于乐观，因此请==小心处理溢出==。
      1. 将低优先级任务移到第二天
      2. 将大任务拆分为小任务
      3. 减少任务的范围
      4. 委派
      5. 你的老板可能会对你的待办事项清单感到印象深刻（哇，满满的！），他们会乐于帮助你优先处理这些任务。（让老板感到掌控。）
      6. 如果你真的必须出席，请推迟会议
      7. 不要加班

5. 执行计划

   1. 按照高优先级到低优先级的顺序处理任务
   2. 利用势头一个接一个地完成任务。
   3. ==偶尔停下来伸展一下，或者带着你的笔记本在大楼周围快速走一圈，这样你看起来像是正在去做重要的事情==

6. 以回顾和重新安排结束一天

   1. 确保未完成的任务得到足够的关注，这意味着它们是==管理过==的，而不是被遗忘的。

如何在一天中处理新任务？

• 重新调整和相应地重新安排

日历管理

==永远不要错过会议，并按时到达。这表明你的责任感和可靠性。秘密是始终使用你的日历，不要相信你的大脑在没有检查日历的情况下同意约会==。如果你要迟到或错过约会，请务必打电话。

日历是放置在特定时间范围内固定发生的事件的地方。它们可以是：

1. 约会和会议
2. 里程碑
3. 未来的待办事项
4. 重复任务

==根据你个人的节奏和公司的节奏进行调整。== 最重要（高影响）的工作应安排在你能够以最高能量水平专注的高峰时段。

平衡很重要。工作、家庭生活、社交生活、志愿工作、个人项目、睡眠都是重要的，可以通过集中日历进行良好的安排。

生活目标

如果你设定目标，你将取得更多成就。设定目标而不朝着目标努力，胜过完全没有目标。如果你还没有确定自己的目标，你将无法发现偶然出现的少数机会。

秘密在于将你的目标写下来。在设定目标时应用SMART原则。（具体、可衡量、可分配、相关、基于时间）。然而，拉伸目标和挑战自己对促进个人成长非常重要。将这些目标保持在两个维度上：

1. 时间。在1个月、1年或5年内？
2. 角色。个人目标还是职业目标？

然后为这些目标制定策略 -

1. ==诊断==当前状态并识别主要挑战
2. ==找到指导方针==，随着时间的推移获得新的优势
3. ==一致行动==。所有行动和资源应与指导方针保持一致，以实现目标。

在长期努力实现这些目标时，确保跟上系统。定期按月、季度和年度回顾它们，包括：

1. 目标回顾
2. 步骤回顾

最后，利用你的日历进行这一重复的“目标与下一步回顾”。