4 篇博文 含有标签「时间管理」

我们从托马斯·利蒙切利（Thomas Limoncelli）那里学到的前几课的简要回顾：

1. 时间管理原则告诉我们不要依赖大脑来记住事情；我们的脑力应该保留用于实际行动。
2. 保持专注并处理干扰识别了生产力的死敌——干扰。幸运的是，我们可以通过某些技巧来处理它们。
3. 通过例行工作实现彻底自动化让我们知道，不思考的最佳方式是培养良好的口头禅、例行公事和习惯。所谓的==彻底自动化==。
4. 介绍循环系统揭示了他的“完美通过”的秘密武器，即使用包含待办事项清单、日程安排、日历和生活目标的循环系统。

今天，让我们专注于如何操作循环系统。

待办事项清单和日程安排​

每天，重复以下过程。

1. 以计划开始新的一天。

2. 创建日程安排。填写会议和约会。这样我们可以估算出用于处理任务的剩余时间。

   1. 每天安排一个小时用于处理干扰

3. 创建待办事项清单。记得在这些任务中计算时间，因为这有助于你估算工作量。

4. 优先排序和重新安排。

   1. 人们往往对一天内可以完成的任务过于乐观，因此请==小心处理溢出==。
      1. 将低优先级任务移到第二天
      2. 将大任务拆分为小任务
      3. 减少任务的范围
      4. 委派
      5. 你的老板可能会对你的待办事项清单感到印象深刻（哇，满满的！），他们会乐于帮助你优先处理这些任务。（让老板感到掌控。）
      6. 如果你真的必须出席，请推迟会议
      7. 不要加班

5. 执行计划

   1. 按照高优先级到低优先级的顺序处理任务
   2. 利用势头一个接一个地完成任务。
   3. ==偶尔停下来伸展一下，或者带着你的笔记本在大楼周围快速走一圈，这样你看起来像是正在去做重要的事情==

6. 以回顾和重新安排结束一天

   1. 确保未完成的任务得到足够的关注，这意味着它们是==管理过==的，而不是被遗忘的。

如何在一天中处理新任务？

• 重新调整和相应地重新安排

日历管理​

==永远不要错过会议，并按时到达。这表明你的责任感和可靠性。秘密是始终使用你的日历，不要相信你的大脑在没有检查日历的情况下同意约会==。如果你要迟到或错过约会，请务必打电话。

日历是放置在特定时间范围内固定发生的事件的地方。它们可以是：

1. 约会和会议
2. 里程碑
3. 未来的待办事项
4. 重复任务

==根据你个人的节奏和公司的节奏进行调整。== 最重要（高影响）的工作应安排在你能够以最高能量水平专注的高峰时段。

平衡很重要。工作、家庭生活、社交生活、志愿工作、个人项目、睡眠都是重要的，可以通过集中日历进行良好的安排。

生活目标​

如果你设定目标，你将取得更多成就。设定目标而不朝着目标努力，胜过完全没有目标。如果你还没有确定自己的目标，你将无法发现偶然出现的少数机会。

秘密在于将你的目标写下来。在设定目标时应用SMART原则。（具体、可衡量、可分配、相关、基于时间）。然而，拉伸目标和挑战自己对促进个人成长非常重要。将这些目标保持在两个维度上：

1. 时间。在1个月、1年或5年内？
2. 角色。个人目标还是职业目标？

然后为这些目标制定策略 -

1. ==诊断==当前状态并识别主要挑战
2. ==找到指导方针==，随着时间的推移获得新的优势
3. ==一致行动==。所有行动和资源应与指导方针保持一致，以实现目标。

在长期努力实现这些目标时，确保跟上系统。定期按月、季度和年度回顾它们，包括：

1. 目标回顾
2. 步骤回顾

最后，利用你的日历进行这一重复的“目标与下一步回顾”。

向管理混乱的人学习​

我们为什么要向系统管理员学习时间管理？托马斯·利蒙切利说：“我是一个系统管理员！我以管理混乱为生！”

==您的客户更看重您执行的能力，而不是您拥有的其他技能。没有什么比答应做某事却忘记去做更能毁掉您的声誉。==

完美执行的关键是什么？​

循环系统。之所以称为循环，是因为它每天重复，一天的输出是下一天的输入。它使用这三种工具 -

1. 每日待办事项列表和逐小时的日程安排
2. 日历
3. 长期目标列表

将它们保存在一个地方，并在所有设备之间同步。不要依赖大脑来记住、优先排序和安排任务。

为什么其他系统失败？​

1. 分散的笔记系统
   1. 没有“必须全部收集”
   2. 没有优先排序
   3. 没有上下文来恢复之前的工作
   4. 容易丢失
2. 不断增长的绝望待办事项列表
   1. 没有优先排序
   2. 没有上下文来恢复之前的工作
   3. 容易忽视旧任务
   4. ==自尊心杀手：该死的列表永远无法完成!==

什么是成功的系统？​

• 便携且可靠。工具应该便携，随时随地都能使用，并且可靠地保存所有任务。
• 可管理：可以拆分或合并任务，使其变得可管理。
• 提供上下文：任务记录可以包含上下文，您可以轻松恢复到工作状态。
• 可优先排序和可安排。应易于确定今天的工作项目和日程安排，同时仍然保持安排超过一天的任务的能力。

为什么例行程序是一件好事？它为我们提供了一种一次思考并多次执行的方法。

例如，例行程序可以是：

1. 周日加油
2. 始终带上我的组织者
3. 定期与我的老板会面
4. 与员工的走访检查
5. 与客户的走访检查
6. 在停电期间与管理层沟通
7. 在执行特定任务时使用自动检查
8. 编辑之前始终备份文件
9. 记录旅行的“待带”物品（尤其是在您经常旅行时）

例如，口号可以是：

1. ==如果每天都必须做，就在一天的早些时候做。这样就不会让你熬夜。==
2. 越早越好。
3. 相信过程。
4. 当有疑问时，扔掉它。如果我真的需要，我可以向来源索要一份副本。
5. 记录每一个请求。
6. 如果您不确定一个邮件列表是否有用，那它就没有用。

如何开发例行程序？尝试寻找……

1. 没有安排的重复事件。

2. 维护任务。

3. 人际关系和职业网络。人际关系需要维护，也类似于园艺（如果你努力工作，它们会成长；如果被忽视，它们会枯萎；如果过于关注，它们会死亡）。维护关系有四种类型的人：

   1. 客户（或每个客户组的单一联系点 SPOC）
   2. 员工
   3. 同事
   4. 上级

4. 拖延所花费的时间超过行动所需的时间。

5. 经常忘记的事情。

6. 可以偶尔跳过但不应该跳过的无关紧要或低优先级任务。

7. 发展新技能。

8. 通过阅读保持最新。

为什么干扰是生产力最大的敌人？

总时间使用 = 延迟时间 + 浪费时间
浪费时间 = 上下文切换的恢复时间 + 从错误中恢复的时间

生产力最好的朋友是什么？

专注。

如何保持专注？

1. 我们可以做的一项入门工作是通过将无关的想法记录在大脑之外来==清理我们的思维==。广泛使用我们的任务跟踪器。

2. 关注我们的压力和睡眠水平。如果我们感到疲惫或承受很大压力，确保良好的睡眠并减少多任务处理。

3. 创建一个不受干扰的环境。

   1. 清理桌面。“当有疑问时，扔掉它。”
   2. 关闭即时消息、通知等。
   3. 利用其他人不在时的时间。==第一小时规则==是工作日的第一个小时通常是办公室里最安静的时间。游乐园的时间管理也是如此——早点到，你几乎可以拥有整个公园。

4. 有效应对干扰。

   1. 让每个人清楚谁负责什么。（尽管大多数组织并没有这样做。）
   2. 建立一个多层次的支持系统。
      1. 通过文档或自助门户自我解决
      2. 让互助屏障来处理
      3. 委派
      4. 记录
      5. 执行（在切换到另一个任务之前保存当前工作）

入睡困难？

在床边放一张纸和一支笔。==当有什么事情让你无法入睡时，写下来并尝试再次入睡==。担忧让我们无法入睡，因为我们试图记住要做些什么来解决让我们担忧的事情。愤怒让我们无法入睡，因为我们试图记住要保持愤怒！

==保持专注而不失礼==

1. 当新的请求进来时，始终==首先确认==它们，让人们感到被重视。
2. 在确认请求时，以视觉上有意义的方式进行。确保他们看到我在记录并确认它。